营运资本优化：专业人士的实用技巧

行动纲要

在我为欧洲和拉丁美洲公司担任首席财务官的25年职业经历中，我遇到过各种与财务管理相关的问题。但迄今为止，对公司财务健康最重要、最关键的因素之一是 营运资本管理。营运资本管理是指公司监控和利用营运资本的两个组成部分（流动资产和流动负债）的战略，以确保公司最有效的财务运营。营运资本优化的主要目的是确保公司始终保持足够的现金流来满足其短期运营成本和短期债务。

营运资本改善是首席财务官工作描述的一个固有部分。营运资本优化为股东增加价值，对整个公司至关重要，因此应该是整个管理团队的责任，而不仅仅是财务部门的责任。财务团队推动并领导这一过程，但公司其他部门做出的决策应该都有优化营运资本的共同目标。优化营运资本也是公司获得现金的最廉价方式之一。当闲置在营运资本中的现金足以为新的资本支出项目提供资金或避免无用的透支成本时，公司有时会不必要地承担债务。

本文旨在根据我自己的经验，提供一些与上述营运资本管理和营运资本周期相关的实用技巧和指导。本文并不是对该主题的详尽概述，而是简单阐述了一些重要提示和关注点，特别关注工业、石油和天然气、电信、咨询和服务行业。

应收账款（债务人）

在我的职业生涯中，我见过一些公司尽管潜在盈利能力良好，但纯粹因为营运资本管理不善而被推向破产边缘。一家大型跨国汽车制造商就是这样一个例子。这家公司有一家特定的巴西子公司，其营运资本状况管理不善，因此被收购 200天 应收账款。因此，我们第一年的行动计划主要集中在两件事上:减少应收账款和减少备件库存。

为了减少应收账款，有几个主要挑战。首先，有些账户太旧了，几乎无法收回。此外，在巴西，应收账款以当地货币计价，汇率贬值意味着我们面临尽快收回款项的巨大压力。因此，我们将注意力集中在几个关键行动项目上，旨在尽可能有效和迅速地应对这一局势。

我们做的第一件事是建立一个特设的三人财务团队，专门负责减少应收账款的问题。团队的每个成员负责多个客户，并作为相关客户经理介绍给每个客户。多年来，巴西子公司的应收账款部门和不同汽车制造商的应付账款部门之间的沟通实际上已经中断。我们新的专门团队与负责每个制造商的商业团队密切合作，以便在需要时联合拜访客户。首席财务官每天早上都会收到一份与前一天收到的付款相关的进度报告，并将与团队一起仔细跟进行动计划的各个项目。

我们采取的另一项重要行动涉及教育。需要了解每个客户的支付流程，以确保根据客户的内部程序正确提交发票，并且不会浪费时间来回修改和更正发票。因此，我们对我们的内部计费程序进行了分析，以确保该公司尽快向客户开具账单，并且没有任何错误。

我们还大力改进和更新我们的内部支付申请流程。其中一个问题是，一些已收到的付款在数周内仍未兑现，因此在就未结清的应收账款问题联系客户时无法获得可靠信息。还对那些仍然手动支付的客户实施了支付流程自动化。虽然这种自动化的实现可能很耗时，但它应该被视为一种投资，其投资回报是按时收取应收账款。还分析了自动付款的例外情况，并考虑对计费程序进行更正，以消除这些例外情况。因此，IT部门积极参与日常跟进会议。

最后，对改善应收账款的关注一直上升到首席执行官，他通过与首席财务官和公司其他领导层的每周会议密切关注整个项目。

作为首席财务官的经验教训

我们努力的结果令人印象深刻。仅在第一年，我们就额外创造了2100万美元的现金收入，这完全是基于上述努力。这应该是一个重要的例子，说明注重营运资本管理是多么重要。特别是，以下是我想指出的一些关键要点:

• 让财务团队掌控客户。将责任委派给财务和商业团队中的个人，并让他们负责减少未结应收账款。我们创建的团队的部分年终奖与每位经理管辖范围内的应收账款绩效挂钩。
• 让财务团队的每个成员对自己与每个客户的行动计划负责，每个行动计划都需要根据客户的内部支付程序量身定制。
• 作为首席财务官，每天跟进每个行动计划的进展。作为首席财务官，请确保您了解主要客户的支付流程，以确保您尊重客户的支付程序，并确保这些支付可以在尽可能少的例外情况下自动处理。
• 公司的整个管理团队负责营运资本优化。财政部和商务部需要在这方面合作。
• 与每个客户建立密切的关系，并在极端情况下（如索赔）亲自拜访他们（如果需要）。不要错误地认为客户会自动付款。
• 分析、改进和自动化计费程序，以便快速无误地向客户计费。解决所有账单异常，即使是小异常，因为这些异常可能会在未来产生更大的应收未收账款。

库存

库存是营运资本余额中一个极难管理的项目，因为它对公司的实际运营有影响。财务和运营团队需要与上层管理层设定的一致目标合作，这种情况通常不会发生。当谈到营运资本时，运营和财务通常有相反的目标。运营部门倾向于提高库存水平以确保生产，并储备滞销商品以备将来需要。财务部门转而寻求降低库存水平。

流动缓慢的存货

在优化营运资本的背景下，库存管理面临的一个重要挑战是库存流动缓慢（甚至不流动）。滞销品是隐性营运资本损失的来源之一，并会占用仓库空间和维护成本。

举个例子，我在巴西和西班牙的两家公司工作，也是在汽车行业。当我到达时，至少10%的库存是未确认的滞销商品。同样，我也在意大利和西班牙的两家电信公司工作过。在意大利，该子公司拥有30%的不明滞销商品，在西班牙，该公司拥有25%的滞销商品。我们执行的审计有助于发现这些问题并进行补救，但是彻底“清理”库存需要时间，需要公司财务和运营部门的共同努力。公司最好提前解决这些问题。

在库存通常由供应商寄售的行业，这一问题更为严重。这在汽车行业等行业尤为普遍。在我上面提到的巴西公司中，寄售库存分布在15个不同的地点。寄售库存的问题在于，你实际上也将库存的监管工作外包出去了，这就更有可能出现与滞销和不流动商品相关的问题。

基于项目的清单

在生产和项目相关合同期限较长的行业（如房地产建设、铁路、长期咨询项目等。），库存优化包括一系列额外的问题，这些问题在产品规模较小且生产标准化的行业中并不存在。例如，一个常见的问题与支付条款有关，在这种情况下，客户的服务通常是总成本中最重要的组成部分之一，并在确保发生的成本计划与里程碑计划保持一致方面发挥着关键作用，而里程碑计划反过来又会向客户开具发票。

以我在法国和意大利铁路和建筑行业以及西班牙咨询行业的职业经历来看，我遇到过几个与上述问题相关的问题。例如，最常见的问题之一是如何将成本与正确的项目相匹配。同样，计费时间通常与项目里程碑的实际完成时间不一致。根据我的经验，解决这个问题的最佳方式是将责任委派给项目经理，其可变薪酬与项目绩效挂钩。项目经理最成功的绩效指标是项目的现金比率，以及项目自筹资金的程度。如果现金流入/现金流出比率高于1，则可以认为项目表现良好（财务上）。

话虽如此，项目经理需要配备有效的工具来管理他们的项目。会计系统需要允许在项目级别进行分离（即项目经理应收到特定于项目的报告，其中成本、收入、收款和付款都是在项目基础上指定的）。此外，索赔和诉讼需要由项目经理进行监控，而项目经理又应该充当与其他部门（如法律、财务和供应链）的联系人。

作为首席财务官的经验教训

• 库存方面的营运资本优化始终是财务和运营部门的共同努力，因为库存水平与生产密切相关。
• 滞销或滞销物品是资金和维护/仓储成本方面的成本和损失来源。消除滞销商品的努力既费时又费力，这意味着这个问题应该主动解决，而不是被动应对。
• 在按项目管理库存的行业中，成本和收入与正确项目的正确匹配对于公司的财务健康至关重要。将责任分配给项目经理是管理这一问题的最佳方式。项目经理需要配备合适的软件来跟踪项目的成本、收入、支付和收款情况。

应付账款（债权人）

应付账款是营运资本优化的第三大支柱。当考虑优化应付账款的方法时，通常想到的最明显的事情就是增加与供应商的付款条件。如果有问题的公司可以与特权供应商重新谈判付款条件，这显然是一条极好的前进道路。然而，还有其他方法可以在保持支付条款不变的情况下增加应付账款。

例如，与应付账款优化相关的一个重要行动项目是创建一个中央部门，该部门应实施一个处理发票的标准化流程。发票上的数量、联系方式或采购订单数量有错误的，应退回给供应商并要求纠正。另一件有用的事情是，如果发票是以电子方式收到的，应付账款团队会向供应商发送正式的收讫确认，这样付款条件就被认为是从这种确认的日期开始。

此外，制定与任何内部批准相关的有效内部程序也很重要，必须获得这些内部批准才能支付发票。自动化是避免无用和无效支付追踪的关键。同样，正如我们前面在应收账款部分讨论的那样，应付账款部门和供应商之间积极主动的态度和高水平的沟通是关键，可以更有效地解决索赔和例外情况。应付账款部门还需要与公司批准发票付款的其他部门进行有效沟通，特别是因为在出现法律问题的情况下，应付账款部门通常无法做出与解决此类案件相关的决策。最后，应付账款部门必须与收货公司的仓库保持密切联系和协作。如果程序没有标准化和自动化，异常可能会频繁发生。

向供应商支付的款项和支付的发票最好在同一天进行对账，如果不能立即进行的话。实时清楚地了解每个供应商应获得哪些发票非常重要。这些信息对供应商和使用供应商提供的商品或服务的部门非常有用。除非有特殊原因，否则不要在发票到期日之前付款也很重要。但是，同样地，也建议避免在到期日之后出现重大付款延迟，因为这表明相关公司的内部付款程序没有正常运行。

应付账款也必须始终与每个供应商的合同协议条款保持一致。重要的是让应付账款部门了解与供应商签订的新合同、现有合同的附录或新的主服务协议。需要在每个供应商的主文件中更新新的合同条件，并且来自供应商的发票需要符合该主文件。对于以项目为基础的公司来说，签署的合同可能会很复杂。合同签订后，负责部门向财务和应付账款团队组织一次演示会很有用，这样可以轻松了解未来的发票，从而及时支付。此外，在这些复杂的合同中，重要的是要有相关的现金流预测，因为这些通常会极大地影响公司的整体现金流。

作为首席财务官的经验教训

• 一如既往，财务部和公司其他部门之间的沟通是改善与应付账款相关的工作流程的关键。
• 充分了解与供应商的合同条款非常重要，这样才能正确处理发票，并确保正确的职责分离。商务部必须了解发票的所有相关合同条款，这些条款应在合同、采购订单或主服务协议中明确列出。发票需要按照合同中约定的条款支付。
• 应付账款的自动化（从收到发票到内部审批流程，再到发票的会计处理和供应商分类账的更新）至关重要，这样可以实时获得供应商账户的清晰情况。这使得各级经理能够以高效和有效的方式做出与供应商账户相关的决策。

结束语

营运资本优化是释放公司现金的最廉价方式，在极端情况下，可以减少或消除因营运资本过剩而产生的长期债务。优化营运资本是首席财务官职责的一部分，他管理财务团队并推动公司其他部门增加现金。财务组织监控流程，并与公司的其他部门合作，共同实现降低营运资本的目标。营运资本因不同行业而异。快速收取应收账款、流程自动化以及财务、IT和商业/项目管理团队联合协作的基本原则对所有组织都是通用的。在应付账款方面，供应链团队/项目经理、财务和IT部门需要共同努力，实现增加应付账款和减少库存的共同目标。