将外包财务团队引入内部：案例研究

Y Combinator支持的初创公司LendEDU年收入突破6位数大关后，做出了将财务和会计职能内部化的重大决定。帮助消费者了解和比较金融产品（包括学生贷款、个人贷款和保险产品）的网站LendEDU希望在提高效率的同时支持业务增长。

在此期间，我在公司的角色发生了转变，我成为了财务和运营总监，这是我们不断发展的公司的一个新职位。坦率地说，这对我来说也是一个新的角色，我们一起决定需要一个独立的顾问来帮助我们启动和运行。

这是我们公司如何在顶级财务专家Andrew Fales的支持下将其财务和会计职能转移到内部的故事。

形成我们会计流程的早期斗争

2017年夏天，LendEDU是一家小型创业公司，在各个领域都经历了巨大的增长。随着收入、现金、客户和员工的持续增长，很明显正式的会计流程和簿记很快就变得必要了。

在此之前，LendEDU一直专注于增长和直接推动增长的业务方面。可以理解的是，该公司可支配的有限资源没有用于组建正式的应付款和应收款团队。相反，拥有相关技能和相关职责的员工将这些添加到他们的职责列表中。

那年夏末，我们公司开始考虑正式会计流程可能带来的好处。更快的应收账款周转率可以增加我们的现金流，权责发生制会计方法可以帮助我们更准确地分析业绩，正式簿记可以使我们有效地管理我们的财务。

我们现在有足够的资源投资这方面的业务。然而，在这个时间点上，聘请一名全职会计师似乎不符合逻辑，因此我们开始研究外包财务团队，他们可以为我们处理这些事情。我们遇到了一家专注于为初创企业提供会计服务的知名公司。每小时的费用很高，但我们认为“物有所值”，所以我们继续前进。

这被证明是一个值得注意的错误。到2018年8月，我们在外包财务部门上花费了5万多美元，但我们确实有官方的月度财务报表可以证明这一点。我们的收入是按产品线划分的，支出是逐项列出的，格式也很专业。

LendEDU在外包财务部门上的支出增加

只有一个问题——我们不能相信这些数字。 每个月的结算过程都是一场噩梦。我们雇佣的公司代表似乎不了解我们是如何赚取收入的，他们也没有兴趣学习。双方交换了列举余额差异、发票错误和问题清单的冗长电子邮件，但对账工作一直被推迟到接下来的几个月。流程有缺陷，沟通很糟糕，客户服务糟糕透顶。最令人沮丧的是，对我们财务数据的信心很低。

开始向内部转型

八个月来，我们一直在向这家外部会计公司输送资金，并努力产生有价值的结果，我们已经受够了。

我们决定考虑将我们的会计职能内部化。这一举措的好处令人兴奋。通过将会计业务转移到内部，我们可以更快、更透明、更低成本地制作月度财务报表。一直存在的问题是，我们仍然没有能力聘请一名全职会计师，而且我们也没有合适的注册会计师。

此时，我已经学会了我们需要设置的会计流程的基础知识，并且我可以处理大部分的跑腿工作。然而，我需要有专业知识的人来咨询我们的过程，最重要的是，检查我的工作。简而言之，我需要一个知道我不知道的事情的人，一个不仅能识别错误还能帮我纠正错误的人。我们在Toptal找到了这个人。我们之前曾使用该网站为我们的网站分包了一家软件开发商，这是一次很棒的体验。这一次，我们需要有会计背景的人，最好是注册会计师，他了解我们公司所处的行业。

招聘和入职流程

在Toptal上发布职位后，我们收到了许多有兴趣的自由职业者的回复，简历令人印象深刻。几天内，我们就安排了接下来一周的五次电话面试。

我们解释了我们的需求，并询问每位申请人如何帮助我们避免过去遇到的会计问题。我们找到了安德鲁·费尔斯的匹配。

安德鲁是一名注册会计师，他创立了一家备受推崇的税务会计公司，专门从事初创企业会计和合规的各个方面。在他的职业生涯中，Andrew还为各行各业的许多公司提供咨询服务。在30分钟的电话采访中，安德鲁为我们制定了一个建立内部会计流程的计划。他提到他精通QuickBooks，并建议他可以亲自培训我如何使用该软件。

此外，Andrew似乎完全了解我们的业务是如何运作的，以及我们想要实现的目标。 安德鲁说，他的意图是“用自己的方式摆脱这份工作。”他的言外之意是他想教育我们自力更生，这正是我们的目标。 他采取这种方法的动机是，随着我们公司的成熟，我们会在遇到其他情况时向他咨询，这正是我们所做的。

一个月

和安德鲁讨论完预算后，我们开始工作。第一个月，安德鲁和我每周三天，每天花2-4个小时在Zoom上聊天。当他带我浏览QuickBooks软件时，我使用了屏幕共享功能，教我快捷方式，并强调了对准确记账至关重要的权责发生制会计原则。有很多东西要学。任何时候我有问题，安德鲁都有答案。每当出现需要纠正的错误时，安德鲁都会提供多种解决方案。在一个月内，我们建立了一个正式的会计流程，旨在避免未来的差异并有效运作。

第二个月

到第二个月底，我能够独立浏览QuickBooks并执行结算任务，例如银行和信用卡账户对账、累计工资、摊销预付费用、创建调整日记帐分录以及编制正式财务报表。

第三个月

在第三个月结束时，我们成功编制了准确的2018财年权责发生制财务报表。

第四个月

到第四个月，我们将这些报表用作收入预测模型、费用预算和比率分析的历史输入。安德鲁不仅亲自训练我使用QuickBooks软件并在此后指导我，而且他还花时间学习我们特定公司的复杂性。他创建了详细的电子表格来计算应计工资、跟踪摊销和计算递延/当期税务负债。这些定制资源使我能够在没有帮助的情况下创建复杂的应计日记帐分录。

第一年

我们聘用Andrew已经一年多了，对我们财务数据的信心从未如此之高。在这一点上，我每月与Andrew在Zoom上交谈约5-10小时，主要是为了进行月末回顾，并询问有关该期间发生的一次性会计情况的问题。Andrew成功地帮助我们建立了一个内部会计流程，该流程比我们的外部合作更高效、更准确、成本更低。也许最有价值的是，我们已经与一位注册会计师和商业专业人士建立了关系，他可以通过Slack、电话、电子邮件和Zoom全天候为我们提供我们可能需要的任何建议。